ビジネスシーンでの英語電話対応の重要性とは？

電話は、直接コミュニケーションが取れること、対応・解決が早いことから、ビジネスシーンにおいて欠かせないツールの1つです。

グローバル化によって、英語での電話対応の機会も増えていることからも、英語電話対応の重要性が分かるだろう。

英語での電話はなぜ緊張するの？

電話は、相手の表情やジェスチャーなどの視覚情報がないため、音声のみで理解しなければいけません。

そのため、英語に慣れていないと理解できるか、不安に感じる方も多いでしょう。

そして、その理解できるか分からない不安が、緊張につながるのです。

場数が足りない

緊張してしまう原因の1つが慣れていないことです。

普段から英語に触れる機会、場数が少ない状態で、突然の英語の電話対応は、誰でも不安に思うはずです。

「理解できなかったらどうしよう」そんな不安が緊張につながります。

英語の電話でよく使うフレーズを知らない

英語の電話対応でよく使うフレーズを知らずに電話対応をすると、「理解できないことがあったらどうしよう」「スムーズに返答できなく無言になったらどうしよう」という不安に陥ります。

その不安が緊張の原因となります。

緊張しないための対策法とは？

英語の電話対応で緊張してしまう原因としては、「場数が足りない」「よく使うフレーズを知らない」の2つが考えられます。

今回は、この2つの原因の対策方法をそれぞれご紹介します。

ぜひ参考にしてみてください。

英会話教室に通う

英語を話す場数を増やすためには、実践する場が必要になります。

普段の生活の中では、なかなか英語を使用する機会を作ることは難しいため、英会話教室に通うなど、英語を話す機会を自ら作ることが大切です。

フレーズを覚える

英語での電話対応には、基本のパターンがあります。

そのため、まずは基本のパターンに応じた定番のフレーズを事前に覚えておくことが大切です。

そうすることで、緊張することなくスムーズに電話対応することができます。

電話を受ける場面で必ず覚えるべき定番のフレーズとは？

英語の電話対応には、定番のフレーズがあります。

電話を受け取って出る時から電話を切るまで、一連の流れで使う定番のフレーズを覚えておくことで、電話対応の際に、焦ることなく落ち着いてスムーズに返答することができます。

電話を受ける際の頻出パターン

電話を受け取る側での頻出パターンを7つ紹介します。

それでは、1つずつ見ていきましょう。

電話に出る　定番フレーズ

電話に出る時の定番フレーズは以下になります。

「How can I help you?」でも意味は通じますが、ビジネスシーンでは、より丁寧な「May I help you?」を使うべきです。

相手の氏名や会社名を聞く　定番フレーズ

相手の氏名や会社名を聞く時の定番フレーズは以下になります。

聞き取れなかった場合には、きちんと聞き返すことも大切です。

担当者を確認する　定番フレーズ

担当者を確認する時の定番フレーズは以下になります。

同じ名前の方が2人いる場合もあるため、確実に取り次ぐためにも、所属部署も特定しておくと良いでしょう。

担当者に取り次ぐ　定番フレーズ

担当者に取り次ぐ時の定番フレーズは以下になります。

〇〇に人の名前ではなく、会社の部署名が入る場合には、「the」が必要なので覚えておきましょう。

担当者が不在　定番フレーズ

担当者が不在の時の定番フレーズは以下になります。

担当者が不在の場合には、伝言をもらっておくか、折り返しの電話をするかを確認しておきましょう。

電話を切る　定番フレーズ

電話を切る時の定番フレーズは以下になります。

電話を切る前には、他に要件がないかどうかを確認して、気持ちの良い挨拶をして電話を終わらせましょう。

少し待ってもらう　定番フレーズ

少し待ってもらう時の定番フレーズは以下になります。

担当者へ取り次ぐ時や電話を保留する時など、相手を待たせてしまう時に使用します。

電話をかける場面で必ず覚えるべき定番のフレーズとは？

電話をかける時も、電話を受け取る時と同様に、定番のフレーズがあります。

電話をかける際から電話を切るまで、一連の流れで使う定番のフレーズを覚えておくことで、電話をかける際に、焦ることなく落ち着いてスムーズに話すことができます。

電話をかける際の頻出パターン

電話をかける側での頻出パターンを6つ紹介します。

それでは、1つずつ見ていきましょう。

相手が電話を受け取った際　定番フレーズ

相手が電話を受け取った際の定番フレーズは以下になります。

冒頭の「Hello」は、時間帯に応じて、「Good morning」や「Good afternoon」、「Good evening」に変更しましょう。

担当者に取り次いでもらう　定番フレーズ

担当者に取り次いでもらう際の定番フレーズは以下になります。

ビジネスシーンでは、「May I speak to 〇〇?」や「I would like to speak to 〇〇 please.」の言い回しを使うのが良いでしょう。

担当者が不在の場合　定番フレーズ

担当者が不在の場合の定番フレーズは以下になります。

担当者が不在の場合には、こちらから伝言を伝えていただくか、折り返し電話をいただくのか、提案できるように定番フレーズを覚えておくと良いでしょう。

要件を伝える　定番フレーズ

用件を伝える際の定番フレーズは以下になります。

「I’m calling〜」のフレーズでは、「to」の後には動詞、「about」の後には名詞が入ります。

なるべく用件は、最初に簡潔に示しましょう。

電話を切る　定番フレーズ

電話を切る際の定番フレーズは以下になります。

では失礼します。

電話を切る際には、必ずお礼を入れて、気持ち良く相手との電話を終えることのできるように定番のフレーズを覚えておきましょう。

まとめ

電話は、直接コミュニケーションが取れること、対応・解決が早いことから、ビジネスシーンにおいて欠かせないツールです。

昨今は、グローバル化によって、ビジネスシーンにおける英語での電話対応の機会が増えています。

英語の電話対応は、相手の視覚的情報がなく、音声だけで理解をしなければなりません。

すると、英語に慣れていない人にとっては、理解できるか不安になり、その不安が緊張につながることでしょう。

そんな不安や緊張を解消するためには、英語に触れる場数を増やして英語に慣れたり、電話の際の定番フレーズをおさえたりすることが大切です。

まずは、できることからで良いので始めてみましょう。